13 MẪU EMAIL TIẾNG ANH PHẢI BIẾT KHI XIN VIỆC

Đọc xong bài này bạn sẽ biết tại sao một số nhà tuyển dụng lại "đánh trượt" ứng viên ngay từ khi nhận email mà chưa đọc cả sơ yếu lí lịch hay đơn xin việc của họ. Đừng "coi nhẹ" công cụ này nhé.

Sau đây là 13 mẫu email tiếng Anh bạn nhất định phải biết khi đi xin việc.

1. Một số lưu ý với việc viết email tiếng Anh

Trước khi đọc bài viết, bạn hãy ghi nhớ những tips sau:

• Một email tốt là một email ngắn gọn, súc tích, đủ những thông tin cơ bản để người nhận nắm được nội dung chính của bức thư.
• Khi viết cần tách đoạn, xuống dòng hợp lý để người nhận dễ theo dõi nội dung email của bạn.
• Viết email bằng văn phong chuyên nghiệp, không viết tắt, không dùng tiếng lóng, emoji.
• Chủ đề của email (Subject) là một phần quan trọng không kém nội dung. Đừng bao giờ gửi một bức thư mà không có chủ đề nha các bạn.

13 mẫu email tiếng Anh dưới đây được chia làm 3 phần: Trước, trong và sau khi bạn tìm được cơ hội việc làm. Đây là những mẫu email cơ bản, đừng quá phụ thuộc và hãy thay đổi tùy theo vị trí, nhu cầu, tính cách và mối quan hệ của bạn với người nhận thư nhé

2.  Mẫu email tiếng Anh trước khi bạn tìm được việc làm

2.1. Khi tham khảo ý kiến người quen về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân

Hi ______________,

I am working on improving myself, personally and at work, and you are someone whose opinion I truly value. If you are wiling, I would be so appreciative if you would answer some or all of the question below to help me gain some insight into my strengths and the things I do best.

I really appreciate it, and would be happy to do the same for you if you'd like! :)

• What do you think is my greatest strength?

• How would you describe my style?

• What do you think I should let go of?

• When do you feel that I am at my best?

Trước khi đi tìm việc, hãy đảm bảo rằng mình hiểu rõ về điểm mạnh, điểm yếu cũng như yêu cầu về công việc đang muốn tìm kiếm của bản thân. Bạn có thể gửi email này tới một người đồng nghiệp cũ, một tiền bối thân thiết, hoặc đơn giản là một người cùng chuyên môn trong vòng tròn xã hội. Dù là ai, đó cũng phải là người mà bạn thật sự tin tưởng và tôn trọng.

Bạn sẽ nhận được những ý kiến giá trị, và đôi khi khiến bạn ngạc nhiên về bản thân mình đó! Chúng sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng hơn trong sự nghiệp của bản thân.

2.2. Khi muốn thông qua một  nhóm bạn để tìm kiếm cơ hội việc làm

Hi Friends,

I hope this email finds you well. As some of you may know, I recently decided to [NEW DIRECTION: a few words about switching jobs,/ fields/ industry] to work with [DESCRIPTION: type of companies and/or people you're hoping to work with].

As I dive into the job search across the country [OR FILL IN SPECIFIC LOCATION], I'd love it if you could keep your eyes open for people I could connect with and/or positions that might be a fit for me. Below is a bit about my background and what I'm looking for, and you can view my full resume on LinkedIn [INSERT LINK for the word LinkedIn]. These are a few of my ideal scenarios, but if anything related comes to you please keep me in mind!

Tìm đến cơ hội từ network sẵn có luôn là một sự lựa chọn khôn ngoan! Lưu ý duy nhất đó là: hãy đảm bảo rằng bạn trình bày rõ ràng nhất có thể về công việc bạn mong muốn tìm kiếm và chuyên môn của bạn. Nhờ đó, những người muốn giúp đỡ bạn mới có thể đem lại cho bạn những cơ hội phù hợp.

Cuối cùng, khi đã tìm được việc, đừng quên gửi lời cảm ơn đến những người bạn của mình nhé!

2.2. Khi muốn thông qua một  người bạn để tìm kiếm cơ hội việc làm

Hi Susan,

I hope all is well! I saw the photos of the conference you held last month on Facebook - it looked like a fantastic event.

I'm reaching out because I'm currently seeking a new position. As you know, I have been Smith PR for almost three years, but I'm ready for a new challenge in the tech PR world.

I know that you used to do work for Olgivy, which is on my short list of dream companies. Do you still have any contacts there, and if so, is there someone that might be willing to do an informational interview with me? Any introductions you could make would be greatly appreciated.

Đây là email viết riêng cho một người bạn đã từng/ hoặc đang làm việc tại công ty mà bạn muốn ứng tuyển. Trường hợp này, hãy viết riêng một email hỏi về cơ hội việc làm và xin contact để hẹn phỏng vấn.

Đừng ngần ngại chủ động tìm đến nhà tuyển dụng để tìm cơ hội cho mình bạn nhé!

2.3. Khi cần thư giới thiệu

Hi Rick,

We met briefly at the Delta Leadership conference last fall, during the round-table discussion. To refresh your memory, I am changing careers, from being an accountant to being a fashion merchandiser. You were kind enough to give me advice on companies that might appreciate my background.

Since we last spoke, I've decided it would be helpful to get online clothing company experience. Acme Shoes is one of the companies I admire in the online world and I notices that you have a first degree connection to Ellen Jones, a marketing director there. I would really appreciate if you can refer me to her.

 Tương tự với email trên, bạn cũng co thể nhờ một người đồng nghiệp hoặc bạn bè, người đã biết rõ năng lực của mình, viết một bức thư giới thiệu bạn tới nhà tuyển dụng.

2.4. Khi cần người tiến cử bạn trên LinkedIn 

Dear Requestee,

I hope this message finds you well. It was great seeing you at the networking event last week! As we discussed, one of the things I am doing is creating new ways for my prospective customers to quickly see how I can serve them.

Since you were so pleased with the consultation we had a while back about your business, I am hoping that you would be so kind as to write a LinkedIn recommendation about my business expertise that I can share with others.

Xây dựng profile trên LinkedIn là một yếu tố quan trọng khi xin việc, nhất là khi bạn làm freelancer. Hãy sử dụng mẫu email này để liên hệ với những người từng làm việc cùng, và nhờ họ để lại một lời giới thiệu trên profile của bạn nhé.

3.  Mẫu email tiếng Anh khi bạn đã tìm được cơ hội việc làm

3.1. Mẫu email tiếng Anh đính kèm CV, đơn xin việc

Dear Mr.Smith,

I am a first year law student at the University of Minnesota Law School applying for a summer clerkship with your firm. I have attached the resume, cover letter and transcript that you requested to this email.

If you have questions or need more information, you may reach me through the phone number or email below. I look forward to hearing from you,

Your name

Your address

Your phone/email

Đừng chỉ gửi độc một chiếc CV tới nhà tuyển dụng! Hãy kèm vài lời giới thiệu cùng với thông tin liên lạc của bạn.

Bạn cũng nên lưu ý những yêu cầu về giấy tờ. Tất cả file đính kèm cần được liệt kê trong nội dung email của bạn.

3.2. Khi giới thiệu bản thân với người mới quen biết

Hi Elizabeth,

I hope you are doing well. We are both in the Boston Networking Club, so I was hoping it would be okay if I reached out to you. [Name of HR person] posted a description for a Community Engagement & Recruitment opening at your company today on the YNPN list serv that I am interested in learning more about.

3.3. Khi muốn cảm ơn nhà tuyển dụng sau buổi phỏng vấn

Dear Ms.Smith

Thank you for taking the time to meet with me this past Tuesday. After speaking with you and learning more about the structure of Blank, Black's summer program, I am even more enthusiastic about the possibility of working at Blank, Blank next summer. I particularly enjoyed hearing about your work in representing several Latin American companies in trade related matters.

I look forward to hear from you soon. 

Thank you!

Một chiếc email nhỏ để cảm ơn và nhấn mạnh lại mong muốn làm việc với công ty có thể sẽ khiến nhà tuyển dụng rất ấn tượng đó!

3.4. Khi tìm người giới thiệu/người chứng nhận lí lịch

Dear Ms.Smith,

I am sending you this email in hopes you will be a reference for me during my job search.

Throughout my time working with you, I was able to grow professionally and feel like this experience has really helped me become an ideal employee. I know you would be able to attest my reliability and willingness to learn.

Một vài doanh nghiệp sẽ yêu cầu thư giới thiệu từ công ty cũ của bạn. Trường hợp này, bạn sẽ cần viết email cho leader cũ để nhờ họ viết một bức thư giới thiệu cũng như chứng nhận khả năng làm việc của mình.

4.  Mẫu email tiếng Anh sau khi bạn tìm được cơ hội việc làm

4.1. Khi muốn cảm ơn người đã giúp đỡ bạn tìm việc

Hi Steve,

Just wanted to thank you again for meeting with me earlier. I'm definitely going to get in touch with Susan like you recommended. I'll keep you in the loop, and of course, please let me know if there's anything I can do to repay the favour!

4.2. Khi muốn thỉnh cầu một cuộc gặp gỡ riêng với nhà tuyển dụng (informational interview)

Hi [Name]!

I'm a [your profession] who has worked with [name of warm contact] and I'm currently making time to develop my skills and focus on what's really important in [profession] when it comes to hiring a [professional] for a project. I've had a look through your website and especially enjoyed the [whatever].

I'd love the opportunity to spend 20 mins with you to discuss your decision making process with regards to [professionals] and what is your expectations are when working with them.

Khác với job interview, informational interview không có mục đích tuyển dụng và không về một công việc cụ thể. Trong cuộc gặp này, nhà chuyên môn sẽ lắng nghe, tư vấn và đánh giá tiềm năng của người xin việc, xem họ có phù hợp với công việc hay không. Và vì buổi phỏng vấn chỉ mang tính chất cung cấp thông tin, khi kết thúc, sẽ không có offer công việc nào được đưa ra cả.

4.3. Khi muốn giữ liên lạc với nhà tuyển dụng sau buổi phỏng vấn

Hi Jane,

You'd mentioned that you were hoping to be ready to move forward on the Communications Manager position by the end of the month, so I wanted to check in with you. I'm very interested in the role, even more so after our last conversation, and would love to know what your timeline looks like moving forward.

4.4. Khi muốn hỏi về tình trạng đơn xin việc sau khi đã gửi đi

Hi [Name],

I recently applied for your ___ position, and I just wanted to reiterate my strong interest. I think it might be a great match, and I'd love to talk with you about it when your're ready to begin scheduling interviews.

Với dạng email này, bạn nên gửi sau khi đã đợi khoảng 2 tuần từ khi gửi đơn xin việc. Bạn cũng không nên đòi hỏi nhà tuyển dụng trả lời trong email.

Trên đây là 13 mẫu email tiếng Anh xin việc bạn có thể sử dụng khi làm việc trong môi trường nước ngoài. Đừng quên đây chỉ là những mẫu email chung nhất, bạn nên điều chỉnh cách xưng hô hoặc văn phong cho phù hợp với từng tình huống cụ thể nhé.

Chúc bạn may mắn trên con đường sự nghiệp của mình!

*Nếu bạn có dự định làm việc trong môi trường nước ngoài, hãy tham khảo khóa học Giao tiếp vượt ngưỡng - tiếng Anh giao tiếp cho công việc của mình nhé!

Khóa học là tổng hợp những kinh nghiệm mình rút ra trong những năm sinh sống và làm việc tại Mỹ. Bấm vào link dưới đây để tham khảo: