Công thức viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh (kèm bài mẫu)

Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách để viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh. Kèm theo là một số mẫu email thường gặp để bạn dễ dàng tham khảo!

1. Cấu trúc cơ bản của email 

Có rất nhiều dạng email và mục đích viết mail khác nhau. 

Bạn có thể viết email công việc cho sếp, cho khách hàng, email thăm hỏi người thân, email trò chuyện với người bạn qua thư, email dạng thư mời, thư xin lỗi, v.v.

Nhưng nhìn chung, dạng email nào cũng cần đảm bảo những nội dung chính như sau:

• Email Subject: Chủ đề email

• Greeting: Lời chào đầu thư (Dear, Hello, v.v.)

• Introduction: Lời mào đầu, thường sẽ nói về lý do bạn viết email, giới thiệu về bản thân và hoàn cảnh viết email.

• Main point: Nội dung chính của email. Phần này sẽ tùy thuộc vào người gửi mail và mục đích của từng email.

• Concluding sentence: Phần kết luận, bạn chào tạm biệt và hẹn gặp người nhận mail, hoặc đưa ra yêu cầu về việc bạn cần họ làm sau khi đọc mail.

• Signing of: Lời chào kết email (Regards, Sincerely, v.v.)

2. Cách viết email bằng tiếng Anh cho công việc

Trong công việc, bạn sẽ cần viết những email mang tính formal (trang trọng) và chuyên nghiệp. Sau đây là chi tiết từng bước cách bạn viết email formal bằng tiếng Anh.

• Chủ đề email

Mọi email đều cần có chủ đề, nhất là dạng email chuyên nghiệp. Khi viết câu chủ đề, hãy viết ngắn gọn thôi và đặt từ quan trọng nhất lên phía trước. Ví dụ:

• Request for more information (Hỏi thêm thông tin)

• Action needed: contract attached below (Cần hành động: Hợp đồng đính kèm dưới đây)

• Strategy meeting this Tuesday? (Họp chiến lược Thứ 3 tuần này?)

• Câu chào

Khi gửi email formal cho một người bạn không biết tên, đầu mail hãy chào bằng câu:

• Dear Sir or Madam
• Dear Sir / Madam

Còn nếu bạn đã biết tên người đó, bạn có thể dùng:

• Dear Mr. Thomas/ Dr. Thomas
• Dear John Thomas
• Dear Ms. Smith

(Lưu ý: 

• Ms. - dùng khi bạn chưa biết tình trạng hôn nhân của người phụ nữ đó
• Miss - dùng cho cô gái chưa kết hôn
• Mrs - dùng cho phụ nữ đã kết hôn, thường theo họ chồng. Ví dụ: Mr. and Mrs. Smith.

Bạn chỉ nên dùng Miss hay Mrs. khi thật sự chắc chắn, không nên đoán mò. Còn lại, an toàn nhất là dùng Ms. nhé!)

• Nội dung email

Hãy đảm bảo phần nội dung email thật tinh gọn, đi thẳng vào vấn đề để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. 

Hãy đứng từ phía người đọc để viết email. Tự hỏi mình: Tôi có cần nhắc họ nhớ tôi là ai không? Tôi có cần cung cấp cho họ ngữ cảnh cho yêu cầu của tôi không? Tôi có cần cung cấp cho họ thông tin cơ bản về những ý tưởng hoặc những đề xuất mà tôi đưa ra không?

Một số vấn đề chính có thể bạn sẽ muốn đề cập trong email:

• Lời mào đầu: How are you?/ I hope things in Tokyo are going well/ Have you been able to get settled in?

• Lí do viết mail: I'm reaching out because.../As you may know, .../You mentioned in the last meeting that...so I suggest that...

• Đưa ra yêu cầu của bạn với đối phương: Let me know what you think/Please review.../Can you please review...?

• Hỏi thăm đối phương: Feel free to reach out if you need clarification/Don't hesitate to let me know if you need more time/Please let me know if you...

• Kết thúc email

Một số cách chào cho email formal:

• Regards,
• Yours sincerely, (UK)

• Sincerely, (US)

• Mẫu email formal - Hãy tham khảo email mẫu sau đây

Subject: [Strategy meeting follow up]

Hello everyone,

Thank you all again for attending our most recent strategy meeting. I was really impressed by the participation and ideas of everyone present.

As promised, I’ve attached a copy of everything we discussed and some action items and goals that I’d like us all to think about in the upcoming months.

Please review the attachment and discuss them with your respective teams. Then, I’d like an email update on how each of your departments intends to implement those goals by the end of the day next Friday.

If you have any questions, or if, for any reason, you need more time, don’t hesitate to reach out before Friday.

Thank you,

Anya Jensen.

3. Cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn bè, người thân

Khi viết email cho người quen, bạn bè, hay còn gọi là dạng email informal, bạn sẽ có thể dùng những ngôn ngữ suồng sã và thân mật hơn. Sau đây là chi tiết từng bước cách bạn viết email bằng tiếng Anh.

• Chủ đề email

Dòng tiêu đề vẫn quan trọng trong một email informal, nhưng bạn có thể sử dụng giọng điệu thân thiện hơn. Ví dụ:

• How are you lately? (Dạo này bạn thế nào?)

• Birthday party this Sunday (Tiệc sinh nhật Chủ nhật tuần này)

• Check out this article! (Đọc thử bài báo này đi)

• This is urgent! (Có việc gấp!)

• Câu chào

Khi chào hỏi ai đó trong một email thân mật, bạn không cần phải lo lắng quá nhiều về những gì mình nói. Một số câu chào đơn giản:

• Hey [Name],

• Hi [Name],

• Hey there!

• Hi!

• Hey!

• Nội dung email

Không cần cầu kỳ với 3 - 4 đoạn văn như email formal. Nhiều khi, bạn chỉ cần nhắn một câu tóm gọn nội dung chính:

• Can you call me back asap (as soon as possible)? (Cậu có thể gọi cho mình càng sớm càng tốt không?)
• I’m sorry, but I can’t make it/ come tomorrow (Mình xin lỗi, nhưng ngày mai mình không đến được rồi)
• Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format? (Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)
• I’m sorry for the trouble I caused (Mình xin lỗi vì những rắc rối mình đã gây ra)

• Kết thúc email

Một số lời chào thân thiện cho email informal:

• See you later, (Gặp lại bạn sau)

• Take care, (Giữ sức khỏe nhé!)

• See you soon, (Gặp lại bạn sau)

• Thanks, (Cảm ơn bạn)

• Happy Friday/Tuesday/Thursday,..., (Thứ Sáu vui vẻ!)

• Have a good weekend! (Cuối tuần vui vẻ nhé!)

• Mẫu email informal - Hãy tham khảo mẫu email gửi cho người bạn sau đây

Hi Linda,

How's it going?

Sorry I haven't been in touch for such a long time but I've had exams so I've been studying every free minute. Anyway, I'd love to hear all your news and I'm hoping we can get together soon to catch up. We just moved to a bigger flat so maybe you can come and visit one weekend?

How's the new job?

Looking forward to hearing from you!

Helga.

4. Một số nguyên tắc cơ bản khi viết email bằng tiếng Anh

• Luôn luôn viết chủ đề email! Đừng bao giờ để trống trường này. Hãy viết ngắn gọn và đi vào trọng tâm.

• Dùng cùng một phông chữ và cỡ chữ cho toàn bộ email của bạn.

• Đừng dùng quá nhiều định dạng cho email của bạn (Ví dụ in đậm, in nghiêng, chữ màu, highlight, v.v.). Nhưng bạn vẫn có thể highlight một vài keyword thực sự quan trọng.

• Tách đoạn cho email của bạn. Mỗi đoạn chỉ nên có 3 - 4 câu để đảm bảo tính dễ đọc.

• Mỗi lần tách đoạn, Enter hai lần để các đoạn không bị dính vào nhau, email sẽ trông thoáng hơn. 

• Cố gắng viết ngắn gọn và đi vào trọng điểm.

• Đọc lại email một lần trước khi gửi đi.

• Cuối cùng, đừng quên file đính kèm (nếu có) nhé!

Ví dụ một email có định dạng chưa chuyên nghiệp

5. Một số mẫu email tiếng Anh thường gặp

5.1. Mẫu email thăm hỏi người thân, bạn bè

Hi Chris,

It’s been a while! How are you doing? Thanks for your last email. Sorry I didn’t reply sooner but I’ve been very busy. I thought I’d drop you a line to say ‘hi’ and tell you about what I’ve been up to.

Things are going OK for me. Work is the same as usual. I’ve been doing a lot of overtime and saving money, so hopefully, I’ll be able to afford my own place this time next year. Marsha hasn’t been well lately. She’s been feeling very tired, and she’s been to the doctor a few times. But don’t worry, it’s all good news. She’s pregnant! Isn’t that great?

And what about you? How are you getting on in your new job in Italy? How are you finding the language? Please, get in touch and let me know all about Italy.

Love,

Amy.

Xin chào Chris,

Đã được một thời gian rồi nhỉ! Bạn khỏe không? Cảm ơn vì email cuối cùng của bạn. Xin lỗi, tôi không trả lời sớm hơn nhưng tôi rất bận. Tôi nghĩ tôi sẽ gửi cho bạn vài dòng để nói "xin chào" và cho bạn biết về những gì tôi đã làm.

Mọi thứ đang khá ổn với tôi. Công việc vẫn như mọi ngày. Tôi đã làm thêm rất nhiều và tiết kiệm tiền, vì vậy, hy vọng rằng tôi sẽ có thể đủ tiền nhà vào thời điểm này năm sau. Marsha thì gần đây không được khỏe. Cô ấy cảm thấy rất mệt mỏi và cô ấy đã đến bác sĩ một vài lần. Nhưng đừng lo lắng, nó là tin tốt. Cô ấy đang mang thai! Nó không tuyệt vời sao?

Còn bạn thì thế nào? Bạn bắt đầu công việc mới ở Ý ra sao? Bạn đã quen với ngôn ngữ chưa? Hãy gửi thư và cho tôi biết tất cả về Ý nhé.

Thân gửi,

Amy.

5.2. Mẫu email cảm ơn

Hi John,

I just wanted to say a huge thank you for meeting with me today at the orientation with new clients. I have to say; I loved your presentation and the creativity.

It means a lot to me that you put hard work into it and did your homework. During the meeting, you gave some great ideas about the (subject of the session). Let’s have a brief discussion on how to implement those ideas.

Keep up the excellent work.

Sincerely,
Sarah Burroughs.

Chào John,

Tôi chỉ muốn nói lời cảm ơn rất lớn vì đã gặp tôi hôm nay tại buổi định hướng với khách hàng mới. Tôi phải nói, tôi rất thích bản trình bày và sự sáng tạo của bạn.

Điều đó có ý nghĩa rất lớn đối với tôi rằng bạn đã làm việc chăm chỉ và làm bài tập về nhà của bạn. Trong cuộc họp, bạn đã đưa ra một số ý tưởng tuyệt vời về (chủ đề của phiên họp). Chúng ta hãy thảo luận thêm về cách triển khai những ý tưởng đó.

Hãy luôn làm tốt như vậy nhé!

Trân trọng,
Sarah Burroughs.

5.3. Mẫu email mời dự tiệc

Dear Lucas,

I am writing this letter to you to invite you for the party that we have organized on the 20th September 2013 at 6 pm marking the 10 long year success of our company. The venue of the party is Sunflower garden restaurant and there is no particular dress code for the party.

We take immense pleasure in inviting you along with your family to the party. Do make it for it. In case you aren’t attending the party, do let us know by call or email.

Above that we expect you to come for it and want you to enjoy the success of our company with us. We are awaiting your presence at the party.

Yours truly,

Anna.

Lucas thân mến,

Tôi viết thư này cho bạn để mời bạn tham dự bữa tiệc mà chúng tôi sẽ tổ chức vào lúc 6 giờ chiều ngày 20 tháng 9 năm 2022 đánh dấu 10 năm thành công của công ty chúng tôi. Địa điểm tổ chức tiệc là nhà hàng Sunflower garden và không có quy định cụ thể về trang phục cho buổi tiệc.

Chúng tôi rất hân hạnh được mời bạn cùng với gia đình đến dự tiệc. Mong bạn có thể đến dự. Trong trường hợp bạn không tham dự bữa tiệc, hãy cho chúng tôi biết bằng cuộc gọi hoặc email.

Trên hết, chúng tôi mong bạn đến và muốn bạn chúc mừng sự thành công của công ty cùng với chúng tôi. Chúng tôi đang chờ đợi sự hiện diện của bạn tại bữa tiệc.

Trân trọng,

Anna.

5.4. Mẫu email từ chối lời mời

Dear Emily,

I hope this meets you well. Thank you for reaching out and inviting me to your baby shower. I appreciate your invitation.

However, I'll be quite busy that day as I am the Best Man at my friend's wedding this weekend. Anyway, I'll be sure to send a gift for (name of the person).Thanks for your understanding.

Sincerely,
Thomas.

Thân gửi Emily,

Tôi hy vọng bạn sẽ nhận được email này. Cảm ơn bạn đã liên hệ và mời tôi đến tiệc mừng em bé của bạn. Tôi rất trân trọng lời mời của bạn.

Tuy nhiên, tôi sẽ khá bận rộn vào ngày hôm đó vì tôi sẽ làm phù rể trong đám cưới của bạn tôi vào cuối tuần này. Dù sao, tôi chắc chắn sẽ gửi một món quà cho em bé mới ra đời. Cảm ơn sự thông cảm của bạn.

Trân trọng,
Thomas.

5.5. Mẫu email phàn nàn

Dear Jared Smith,

I am writing to complain about the late delivery of the math workbooks I purchased on April 30. This late delivery resulted in the cancellation of a tutoring workshop I had scheduled for May 5. The salesperson I spoke to, Samantha, promised a delivery no later than May 4, but the items did not arrive until May 7.

Unfortunately, I had to offer refunds to each student, and the students could not attend an important tutoring session prior to their final exam. I contacted the delivery company for tracking early on May 5, but they could not provide me with any tracking information, which led me to believe it hadn't shipped yet. The service I received in-store was excellent, but the late delivery limits my trust in ordering from your company again.

I would appreciate a response to how you plan to handle this issue by Wednesday, May 15, or I will look into contacting consumer agencies. Though it won't help the students who missed my training, an account credit can help make up for the money I lost in canceling. Attached, you will find my receipt and phone records for the follow-up call. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,
Tina Ford.

Jared Smith thân mến,

Tôi viết thư này để phàn nàn về việc giao sách bài tập toán mà tôi đã mua vào ngày 30 tháng 4. Việc giao hàng trễ này dẫn đến việc hủy bỏ một buổi hội thảo dạy kèm mà tôi đã lên lịch vào ngày 5 tháng 5. Người bán hàng mà tôi đã nói chuyện, Samantha, hứa sẽ giao hàng không muộn hơn hơn ngày 4 tháng 5, nhưng các mặt hàng vẫn chưa đến vào ngày 7 tháng 5.

Thật không may, tôi phải hoàn lại tiền cho từng học sinh, và học sinh không thể tham gia một buổi dạy kèm quan trọng trước kỳ thi cuối kỳ của mình. Tôi đã liên hệ với công ty giao hàng để theo dõi sớm vào ngày 5 tháng 5, nhưng họ không thể cung cấp cho tôi bất kỳ thông tin theo dõi nào, điều này khiến tôi tin rằng nó vẫn chưa được vận chuyển. Dịch vụ mà tôi nhận được tại cửa hàng rất tuyệt vời, nhưng việc giao hàng muộn đã hạn chế sự tin tưởng của tôi trong việc đặt hàng từ công ty của bạn một lần nữa.

Tôi đánh giá cao phản hồi về cách bạn dự định xử lý vấn đề này trước Thứ Tư, ngày 15 tháng 5, nếu không tôi sẽ xem xét việc liên hệ với các đại lý. Mặc dù nó sẽ không giúp ích cho những sinh viên đã bỏ lỡ khóa đào tạo của tôi, nhưng một khoản tín dụng có thể giúp bù lại số tiền tôi đã mất khi hủy khóa học. Trong file đính kèm, bạn sẽ tìm thấy biên nhận và hồ sơ điện thoại của tôi cho cuộc gọi tiếp theo. Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.

Trân trọng,
Tina Ford

5.6. Mẫu email xin việc

Dear Henry Linus,

I came across the junior marketing associate position you currently have available at DE Marketing Firm. I found this listing on Indeed and feel that I am a great fit for it after reading the job description and requirements.

I am a recent graduate from New York Community College with a bachelor’s in marketing. I am eager to put my knowledge and experience to work in a well-known marketing firm such as yours. During my time at New York Community College, I participated in several marketing internships with companies throughout the city and have gained the necessary skills to be successful in my first in-house marketing role.

Attached you will find my cover letter, resume and marketing samples for your consideration. Please do not hesitate to reach out if you would like additional information.

Thank you so much for your time and consideration for this position, and I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,
Amy Little 

Henry Linus thân mến,

Tôi đã xem qua vị trí cộng tác viên tiếp thị mà bạn hiện đang tuyển dụng tại Công ty Tiếp thị DE. Tôi đã tìm thấy danh sách này trên Indeed và cảm thấy rằng tôi rất phù hợp với nó sau khi đọc mô tả và yêu cầu công việc.

Tôi vừa tốt nghiệp trường Cao đẳng Cộng đồng New York với bằng cử nhân Marketing. Tôi mong muốn sử dụng kiến ​​thức và kinh nghiệm của mình vào làm việc trong một công ty tiếp thị nổi tiếng như của bạn. Trong thời gian học tại Cao đẳng Cộng đồng New York, tôi đã tham gia một số đợt thực tập Marketing với các công ty trong thành phố và đã có được những kỹ năng cần thiết để thành công trong vai trò Marketing nội bộ đầu tiên của mình.

Trong file đính kèm, bạn sẽ tìm thấy thư xin việc, sơ yếu lý lịch và các mẫu Marketing của tôi để bạn xem xét. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn muốn biết thêm thông tin.

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian và cân nhắc cho vị trí này, và tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
Amy Little

Xem các mẫu email khác tại đây: 13 mẫu email tiếng Anh phải biết khi xin việc.

Trên đây là chi tiết cách viết email bằng tiếng Anh mà bạn có thể sử dụng khi giao tiếp hoặc làm việc trong môi trường nước ngoài. Tùy từng người nhận và mục đích gửi mail mà bạn hãy lựa chọn văn phong viết email cho phù hợp nhé!

Chúc bạn thành công!

*Nếu bạn có dự định làm việc trong môi trường nước ngoài, hãy tham khảo khóa học Giao tiếp vượt ngưỡng - tiếng Anh giao tiếp cho công việc của mình nhé!

Khóa học là tổng hợp những kinh nghiệm mình rút ra trong những năm sinh sống và làm việc tại Mỹ. Bấm vào link dưới đây để tham khảo: